「送別会には行きたくないけれど、断ると失礼でしょうか？」
送別会は大切な行事ですが、様々な事情で参加が難しいケースは少なくありません。プロジェクトの締め切り、体調管理、家庭の都合など、理由は人それぞれ。しかし、せっかくの申し出を断るとなると、相手への配慮や人間関係への影響が気になるものです。
この記事では、送別会を断る際の具体的な例文と、失敗しない断り方のコツを、様々な立場や状況に応じて詳しく解説します。送別会に参加する立場の人ばかりではなく、送られる側からの断り方もご紹介しています。
この記事を読むと、以下のことがわかります：
・送別会を断っても良いケースと、その判断基準
・立場や状況に応じた、具体的な断り方の例文
・送別会を断った後も、良好な人間関係を維持する方法
私については、こちらをご覧ください。
送別会を断る前に知っておくべき基本事項
送別会を断っても大丈夫？参加率のデータから考える
送別会への参加を悩む方は意外と多いものです。実際、リクルートマネジメントソリューションズの調査によると、誘われた送別会への参加を選定する人は、約49.7％、つまり約半数にのぼっています。（註）
註 https://www.recruit-ms.co.jp/issue/column/0000000559/
送別会を断る際の3つの黄金ルール
送別会を断る際には、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
第一に、できるだけ早めに意思表示をすること。幹事は人数把握や会場の手配に苦心しています。早めの連絡は幹事への配慮となります。
第二に、シンプルで明確な理由を伝えること。複雑な言い訳は却って不信感を招きます。
第三に、感謝の気持ちを忘れないこと。送別会に参加できなくても、相手への感謝は別の形で示すことができます。
プレゼント代や会費の扱い方
送別会を欠席する場合でも、プレゼント代の負担を申し出ることをお勧めします。これは「参加したい気持ちはあるものの、やむを得ない事情で参加できない」という誠意を示すことになります。
状況別：失敗しない送別会の断り方
若手社員が上司の送別会を断る場合
IT企業でプログラマーとして働く渡邊美波さん（28歳）は、別部署の部長の送別会に誘われました。普段はほとんど接点がなく、挨拶を交わす程度の関係です。しかし、今は重要プロジェクトの大詰めを迎えており、締め切りまでの時間が限られています。送別会への参加を断りたいものの、社内の人間関係への影響も気になります。
・メールでの断り方の例文（フォーマル）
部長の送別会について、ご連絡させていただきます。
誠に恐縮ではございますが、現在担当プロジェクトが大詰めを迎えており、
期日までの作業完了が必須となっております。
そのため、送別会への参加を辞退させていただきたく存じます。
プレゼント代については、ぜひ参加させていただければと思います。
突然のご連絡、大変申し訳ございません。
・メールでの断り方の例文（セミフォーマル）
送別会のご案内ありがとうございます。
申し訳ありませんが、担当プロジェクトの期限と重なってしまい、
参加を断らせていただきたく思います。
プレゼントについては、ぜひ一緒に負担させてください。
また機会がありましたら、ご挨拶させていただければと思います。
直前のご連絡となり、申し訳ございません。
・対面での断り方の例文（カジュアル）
申し訳ありません。今担当しているプロジェクトの締め切りがちょうどその時期で、
夜まで作業が必要になりそうなんです。
送別会には参加できませんが、部長への餞別だけでも参加させていただけたらと思います。
健康上の理由で同僚の送別会を断る場合
公立学校の教員として30年のキャリアを持つ倉持直人さん（52歳）。20年来の同僚が定年退職を迎え、学校全体での送別会が企画されました。しかし倉持さんは最近、持病の治療のため禁酒を言い渡されています。長年の付き合いがある同僚だけに、欠席の判断は簡単ではありません。
・幹事への連絡例文（フォーマル）
この度は送別会のご案内、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、現在通院加療中でして、
医師より夜間の外出と飲酒を控えるよう指示を受けております。
つきましては、誠に心苦しいのですが、
送別会への出席は控えさせていただきたく存じます。
なお、会費・プレゼント代については、全額負担させていただきたく思います。
・幹事への連絡例文（セミフォーマル）
送別会の件で、ご相談があります。
実は最近、体調を崩して通院しており、
夜の外出を控えるよう言われています。
20年来の付き合いなので、ぜひ参加したい気持ちはあるのですが、
今回は欠席させていただけないでしょうか。
代わりに、日中にお時間を頂戴できればと思っています。
・本人への連絡例文（カジュアル）
この度は定年退職、本当におめでとうございます。
実はちょっと体調を崩していて、夜の外出を控えるよう言われているんです。
送別会には参加できませんが、また別の機会にゆっくりお話できればと思います。
長年お世話になり、本当にありがとうございました。
自分の送別会を開催されそうな場合
製造業で課長を務める榊原達彦さん（45歳）は、給与面で折り合いがつかず、競合他社への転職を決意しました。そんな中、部下たちが送別会を企画していることを耳にします。もともと飲み会が苦手な榊原さんは、特に自分が主役となる送別会には強い抵抗感があります。
・お気持ちだけ頂戴する例文（フォーマル）
この度は、私のために送別会を企画していただき、誠にありがとうございます。
皆様のお気持ちは大変嬉しく、深く感謝申し上げます。
ただ、引き継ぎ業務や転職の準備などもあり、時間的な余裕が乏しい状況です。
大変申し訳ございませんが、お気持ちだけ頂戴できれば幸いです。
・代替案の提示例文（セミフォーマル）
送別会の件、お気持ちをお伝えいただき、ありがとうございます。
ただ、送別会という形ではなく、もし可能でしたら、
最後の昼休みにみなさんとランチをご一緒させていただけないでしょうか。
引き継ぎ業務もある中で、お時間を取っていただくのは心苦しいのですが、
みなさんと最後の時間を過ごせたら嬉しく思います。
・お礼状の例文（カジュアル）
突然のご連絡、申し訳ありません。
送別会を企画していただき、本当にありがとうございます。
正直なところ、私自身そういった席が少々苦手でして...。
ですが、皆様のお気持ちは嬉しく思います。
今まで本当にお世話になりました。
シーン別送別会断り方例文集
部署が違う人の送別会
異動や退職の季節になると、普段あまり関わりのない部署の方の送別会にも誘われることがあります。このような場合、以下のような例文が参考になるでしょう。
・フォーマルな例文
送別会のお誘い、ありがとうございます。
申し訳ございませんが、当日は別件の予定が入っており、参加を見送らせていただきたく存じます。
プレゼント代については、お気持ちとして参加させていただければと思います。
・セミフォーマルな例文
送別会のご連絡、ありがとうございます。
あいにく当日は既に予定が入っておりまして、参加が難しい状況です。
皆様で楽しい送別会になりますよう、お祈りしております。
・カジュアルな例文
ご連絡ありがとうございます。
すみません、その日は別の約束が入っていて、参加できなさそうです。
プレゼントだけでも参加させてもらえたら嬉しいです。
異動・転勤に伴う送別会
異動や転勤の場合、送別会を開く側と送られる側の双方に様々な事情があります。特に、転勤の場合は引越しの準備などで多忙を極めることも。
・フォーマルな例文
この度は送別会のお誘いをいただき、ありがとうございます。
転勤に伴う諸手続きや引越しの準備などで、時間的な余裕がなく、
誠に恐縮ですが欠席とさせていただきたく存じます。
長きにわたりお世話になり、ありがとうございました。
・セミフォーマルな例文
送別会のご案内ありがとうございます。
転勤に向けての準備や手続きが予想以上に煩雑で、
申し訳ないのですが参加を見送らせていただきたく思います。
代わりに、お昼休みにでもお時間をいただけると幸いです。
・カジュアルな例文
送別会のお誘い、すごく嬉しいです。
ただ、引越しの準備や手続きなどでバタバタしていて、
夜の予定を作るのが難しい状況なんです。
短い時間でも、日中にお礼を直接お伝えできる機会をいただけたら嬉しいです。
送別会を断る際の戦略的アプローチ
4C分析で考える送別会の断り方
送別会への参加を断るかどうかの判断には、4つの観点からの分析が有効です。
Context（文脈）では、送別会を開く意図や背景を考えます。単なる慣例なのか、それとも本人が強く望んでいるのか。また、自分と送別会の主役との関係性はどの程度かを考慮します。
Consequence（結果）では、参加または不参加による影響を検討します。短期的には時間的・金銭的な影響、長期的には職場での人間関係への影響などを考えます。
Culture（文化）では、組織や部署の文化的な背景を考慮します。送別会を重視する文化なのか、それとも比較的カジュアルな文化なのかを見極めます。
Capacity（能力）では、自分の現在の状況を客観的に評価します。時間的な余裕、体力的な余裕、精神的な余裕などを総合的に判断します。
DREAMメソッドの実践
4C分析で状況を整理したら、次はDREAMメソッドを使って実際の断り方を組み立てていきます。
Direct（直接性）では、曖昧さを避け、はっきりと意思を伝えます。「できれば」「なんとなく」といった表現は避け、「申し訳ありませんが、参加を辞退させていただきます」のように、明確に伝えましょう。
Respect（尊重）では、相手の気持ちに敬意を示します。例えば「送別会を企画していただき、ありがとうございます」と、まず感謝の意を示すことが重要です。
Explain（説明）では、簡潔で理解しやすい理由を述べます。「現在、締め切り間近のプロジェクトを担当しており」のように、具体的かつ合理的な説明を心がけます。
Alternative（代替案）では、建設的な提案を行います。「送別会には参加できませんが、プレゼント代は負担させていただきたく」「お昼休みにでもご挨拶に伺えればと思います」といった形で、別の形での参加や貢献を提案します。
Maintain（関係維持）では、今後の関係性への配慮を示します。「また機会がございましたら、ぜひお話しさせていただければ」といった形で、将来の可能性を残しておきます。
例えば、上司の送別会を断る場合、以下のような形になります。
「送別会のご案内、ありがとうございます（R）。申し訳ありませんが、参加を辞退させていただきたく存じます（D）。現在、月末締め切りのプロジェクトを担当しており、作業完了が必須となっております（E）。ただ、プレゼント代については、ぜひ参加させていただければと思います（A）。また別の機会にご挨拶させていただければ幸いです（M）。」
ここで用いた4C分析とDREAMメソッドについては、次のリンク先の記事で詳しく紹介しています。
断るのが苦手だったり、いつも不本意ながら頼まれごとを引き受けてしまい、損をしている気がする、、、という方にぜひご覧いただけたらと思います。
→断り方が人生を変える
やってはいけない断り方
送別会を断る際、以下のような対応は避けるべきです。
・曖昧な返事で保留にする
幹事は参加人数の確定を急いでいます。「できれば」「なるべく」といった曖昧な表現は避けましょう。
・その場しのぎの嘘をつく
「法事がある」「親戚が入院した」など、後で発覚する可能性のある嘘は絶対に避けましょう。
・SNSで当日の予定をバラす
送別会を断った日に、別の予定をSNSに投稿するのは避けましょう。
FAQ
当日急に行けなくなった場合は？
急な体調不良や予期せぬ事態で当日参加できなくなった場合は、できるだけ早く幹事に連絡を入れましょう。この場合、以下の順序での対応が望ましいでしょう。
1．まず幹事に電話で一報を入れる
2．メールで詳しい状況を説明する
3．主役の方にも個別に連絡を入れる
4．後日、改めて謝意を示す
ありがた迷惑な送別会への対処法
あなたが送別会の主役になりそうな場合、違和感を覚える方も少なくありません。このような場合、以下のような対応が効果的です。
・早めに意思表示をする
送別会の話が出る前に「送別会は不要です」と伝えておく方法です。
・代替案を提示する
「送別会ではなく、最後の昼休みに簡単な挨拶だけさせてください」といった提案をする方法です。
断った後の関係性の維持について
送別会を断った後も、以下のような方法で良好な関係を維持できます：
・プレゼント代やお餞別で気持ちを示す
・メッセージカードを添える
・日中の時間帯で短時間の挨拶の機会を作る
まとめ：スマートな送別会の断り方
送別会への参加を断ることは、決して非常識な行為ではありません。重要なのは、早めの意思表示と、誠実なコミュニケーションです。
送別会を断る際は、相手の気持ちを考慮しながら、自分の状況も大切にする。そのバランスを取ることが、社会人としての成熟したコミュニケーションといえるでしょう。
私自身、かつては「断ること」に大きな不安を感じていました。しかし、適切な断り方を身につけることで、むしろ周囲との関係が深まった経験があります。
この記事が皆さまの参考になれば幸いです。
なお本文中に登場する人物たちは、状況を思い浮かべやすいように作成した架空のキャラクターです．皆さんの状況に近いケースを選んで参考にしてくだされば幸いです．
ところでこれは私見ですが、「断り方」は小さな自己主張の第一歩だと思っています．断ることが苦手だという方はぜひこちらの記事もご覧いただければと思います．
「こんな断り方をしたらうまくいった」
「こんな断り方はまずかったと反省している」
という体験を、もしあなたがお持ちでしたら、ぜひコメント欄で共有してください．
同じお悩みを抱えたみなさんの助けになると思いますので、ぜひよろしくお願いします！
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