「年始の挨拶、どう断ればいいのか…取引先との関係も気になるし…」
このような不安は、ビジネスパーソンなら誰もが感じるものです。特に今は、従来の慣習と新しい働き方の狭間で、多くの方が悩んでいます。
この記事では、企業の担当者から個人事業主まで、立場や状況に応じた具体的な断り方を、実例とともにご紹介します。相手との関係性を損なわない、スマートな断り方が見つかるはずです。
この記事を読むと：
・あなたの立場に合わせた、適切な断り方がわかります
・取引先との関係を維持しながら断るコツが理解できます
・時代に即した新しい挨拶の形を提案できるようになります
私については、こちらをご覧ください。
立場や状況に応じた年始の挨拶の断り方
年末年始の挨拶は日本のビジネス文化に深く根付いた慣習です。しかし近年、働き方改革やデジタル化の推進、そして感染症対策など、さまざまな要因により、従来の形式にとらわれない新しい挨拶の形が模索されています。この記事では、状況に応じた適切な断り方と、関係性を維持するためのポイントをご紹介します。
企業の総務・人事担当者の場合
総務部主任の山田さんは、来年の年始の挨拶について頭を悩ませていました。取引先は100社以上。感染症対策の観点からも、従来通りの挨拶回りは難しそうです。しかし、長年のお付き合いのある会社も多く、どのように伝えれば失礼にならないか…。上司からは「早めに方針を決めて、社内外に周知するように」と指示されています。
社内外への周知には、段階的なアプローチが効果的です。まずは取引先への一斉通知から始めましょう。
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
弊社では、このたび社内の働き方改革の一環として、また感染症対策の観点から、
年始のご挨拶につきましては、従来の形式を見直し、
オンラインでの実施とさせていただくことといたしました。
年始のご多忙な折に御予定を頂戴しておりました皆様には、
誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
社内向けには、より具体的な説明が必要です。
件名：年始挨拶の実施方針について
従来の年始挨拶について、本年度より以下の通り変更いたします。
１．訪問による挨拶は原則として実施いたしません
２．主要取引先様へはオンラインミーティングにて、新年のご挨拶を実施いたします
３．その他取引先様へは、メールまたはお電話にてご挨拶させていただきます
各部署におかれましては、担当取引先様への具体的な対応方法を検討の上、
12月20日までにご報告ください。
特に重要な取引先には、個別の丁寧な説明が望ましいでしょう。
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
年始のご挨拶につきまして、本年は従来の訪問形式に代えて、
オンラインミーティングにてお時間を頂戴できればと存じます。
貴社との長年のお付き合いに免じ、特別なご配慮を賜れれば幸いです。
ご都合の良い日時をご指定いただけましたら、
改めて担当よりご連絡させていただきます。
敬具
個人事業主・フリーランスの場合
フリーランスのWebデザイナー、佐藤さんは開業3年目。クライアントとの関係づくりに苦心してきました。年末年始の挨拶は大切な機会だと分かっていますが、遠方のクライアントも多く、時間的にも経済的にも負担が大きい。かといって、簡単に断ってビジネスチャンスを逃したくはありません。オンラインでの代替案を考えていますが、伝え方に悩んでいます。
リモートワークが一般的になった今、オンラインでの挨拶を提案するのは自然な流れといえます。
いつもお世話になっております。
佐藤でございます。
年始のご挨拶について、ご相談させていただきたく存じます。
日頃より、オンラインでのやり取りで効率的なコミュニケーションを心がけているなか、
年始のご挨拶もぜひオンラインでお時間をいただけないでしょうか。
今後のプロジェクトについても、より具体的なご提案をさせていただければと存じます。
ご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
より親しい関係のクライアントには、カジュアルな表現も可能です。
お世話になっております。
フリーランスデザイナーの佐藤です。
年始のご挨拶について、ご提案がございます。
オンラインでの短時間のミーティングはいかがでしょうか。
新年の抱負とともに、次期プロジェクトのアイデアなども
共有させていただければと思います。
ご検討いただけますと幸いです。
年始の訪問が暗黙の了解となっているクライアントには、より丁寧な説明が必要です。
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
年始のご挨拶につきまして、誠に恐縮ではございますが、
本年は従来の形式を変更させていただきたくご相談申し上げます。
フリーランスとして活動を始めて3年、貴社には特に大切にさせていただいているお客様として、
常日頃より温かいお引き立てを賜り、心より感謝申し上げております。
このたび、より効率的なコミュニケーション方法として、オンラインでのご挨拶を
ご提案させていただきたく存じます。
お時間を30分ほど頂戴できれば、新年度に向けた具体的なご提案も
させていただければと考えております。
何卒ご理解を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
管理職・経営者の場合
大手商社で新任部長となった中村さん。部下30名の行動指針を定める立場として、年始の挨拶をどうするか、早めに方針を示す必要があります。しかし、上司や役員の意向と、若手社員の価値観の違いに戸惑いを感じています。時代に即した新しい形を模索しつつ、重要な取引先との関係も維持していかなければなりません。
定例部門会議：年始挨拶についての方針連絡
本年の年始挨拶について、以下の通り実施方針を定めましたので、各位ご確認ください。
１．重点取引先（A・Bランク）につきましては、原則としてオンラインでの
年始挨拶を実施いたします。事前の日程調整は各担当にて行ってください。
２．その他の取引先様には、メールまたはお電話でのご挨拶とさせていただきます。
なお、特別なご事情がある取引先様については、個別にご相談ください。
部長 中村拓也
社外への説明は、会社の方針として伝えると説得力が増します。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
年始のご挨拶に関しまして、当社では本年より、
デジタルトランスフォーメーション推進の一環として、
オンラインでの実施を基本方針とさせていただくことになりました。
長年の慣習を変更することとなり、誠に恐縮ではございますが、
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
具体的な日程調整につきましては、追って担当者よりご連絡させていただきます。
敬具
特に重要な取引先には、より個人的な配慮を示すことが効果的です。
拝啓
○○様
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
突然のご連絡にて失礼いたします。
このたび、当部では年始のご挨拶について新しい試みを導入することとなりました。
しかしながら、○○様との長年の信頼関係を考慮し、
従来通り私が直接お伺いさせていただきたく存じます。
お手数ではございますが、ご都合の良い日時をご指定いただけますと幸いです。
敬具
年始の挨拶の断り方：場面ごとの例文集
感染症対策を理由とする場合
拝啓
昨今の感染症を取り巻く状況を鑑み、誠に恐縮ではございますが、
年始のご挨拶は電話またはオンラインにて失礼させていただきたく存じます。
ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
働き方改革の文脈で説明する場合
拝啓
弊社では、本年度より働き方改革の一環として、
年始のご挨拶をデジタル化する運びとなりました。
新しい取り組みとなりますが、より効率的なコミュニケーションを目指し、
オンラインでの実施とさせていただきます。
敬具
環境への配慮を示す場合
拝啓
弊社では、SDGs推進の一環として、移動に伴う環境負荷の削減に取り組んでおります。
つきましては、年始のご挨拶につきましても、
オンラインでの実施とさせていただきたく存じます。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
業務効率化の観点から説明する場合
拝啓
この度、年始のご挨拶につきまして、より実質的なコミュニケーションを目指し、
オンラインミーティング形式での実施を検討しております。
短時間ではございますが、今後の展望などについても共有させていただければ幸いです。
敬具
社内方針の変更として伝える場合
拝啓
弊社では、このたび経営方針の見直しに伴い、年始のご挨拶につきまして
新たな形式を導入させていただくことになりました。
従来の訪問形式に代わり、オンラインまたはお電話にてご挨拶させていただきたく存じます。
敬具
遠方の取引先への配慮を示す場合
拝啓
日頃より遠方よりお引き立ていただき、誠にありがとうございます。
年始のご挨拶につきまして、より頻繁なコミュニケーションを実現するため、
オンラインでの実施をご提案させていただきたく存じます。
移動時間を省くことで、より充実した意見交換の時間が持てればと考えております。
敬具
これらの例文は、状況に応じて適切にカスタマイズしてご利用ください。重要なのは、断る理由を前向きに説明し、代替案を提示することです。また、文面からは相手への敬意と、関係維持への意欲が伝わるよう心がけましょう。
効果的な年始の挨拶の断り方の基本原則
4C分析による状況判断
ビジネスにおける年始挨拶の断り方を考える際には、以下の4つの視点から状況を分析すると考えやすいでしょう。それぞれの視点について、具体的な例を交えて解説します。
Context（文脈） の例
- 老舗の和菓子メーカーとの20年来の取引関係
- 昨年度から取引を開始したIT企業
- 親会社からの紹介で取引が始まった協力会社
これらの違いにより、アプローチは大きく変わってきます。例えば老舗企業には、オンライン面談の提案の前に、丁寧な事前相談が必要かもしれません。
Consequence（結果） の例
- 年間発注額が会社全体の20%を占める主要取引先
- 業界内で影響力の強い企業
- 地域経済における中核企業
影響度の高い取引先には、例えば役員が個別に電話で説明するなど、特別な配慮が必要になるでしょう。
Culture（文化） の例
- 地方の建設業界での取引
- 東京のIT企業との取引
- 海外企業の日本法人との取引
建設業界では従来の形式を重視する傾向が強い一方、IT企業ではむしろオンライン化を歓迎するかもしれません。
Capacity（能力） の例
- 営業担当者が一人で100社以上を担当
- 遠方の取引先が全体の7割を占める
- 年末年始の繁忙期と重なる業態
このような状況では、優先順位をつけた対応が不可欠です。例えば、取引額上位20社にはオンライン面談、次の30社には電話、残りはメールでの対応など、段階的なアプローチを検討します。
DREAMメソッドの実践
分析を踏まえた上で、実際の断り方を考える際には、以下に挙げる5つのポイントを意識します。
各要素について、具体的な表現例を見ていきましょう。
Direct（直接性）
あいまいな表現を避け、きちんと意図を伝えます。
年始のご挨拶につきまして、本年は訪問を控えさせていただき、
オンラインでの実施とさせていただきたく存じます。
Respect（尊重）
相手への敬意を示します。長年の関係性への感謝や、理解を求める姿勢を示すことが重要です。
長年のお取引を通じて築かせていただいた信頼関係に感謝申し上げますとともに、
突然のお願いとなり誠に恐縮ではございますが...
Explain（説明）
変更の理由を簡潔に説明します。社会情勢や会社の方針など、相手が理解しやすい理由を選びましょう。
全社的なデジタルトランスフォーメーション推進の一環として、
より効率的なコミュニケーション方法を模索しております。
Alternative（代替案）
オンラインミーティングなど、代替となる提案を行います。これにより、関係性を維持する意思を示すことができます。
ビデオ会議システムを活用し、社長も同席の上、
今後の展望などについても共有させていただければと存じます。
Maintain（関係維持）
今後も良好な関係を続けていく意思を示します。次回の機会への期待を伝えることも効果的です。
オンラインではございますが、より充実した意見交換の場とさせていただければ幸いです。
これらの要素を組み合わせた実際の文例をみてみましょう。順序はDREAMの順番にこだわらず、自然な流れになるよう調整してください。
拝啓
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
○○様との20年来のお取引を通じて築かせていただいた信頼関係に、改めて感謝申し上げます。（Respect）
さて、年始のご挨拶につきまして、ご相談申し上げたく存じます。
弊社では本年度より、デジタルトランスフォーメーション推進の一環として、
より効率的なコミュニケーション方法を導入することとなりました。（Explain）
つきましては、誠に恐縮ではございますが、本年は従来の訪問形式を変更させていただき、
ビデオ会議システムを活用した面談とさせていただきたく存じます。（Direct）
具体的には、弊社社長も同席の上、30分程度のお時間を頂戴できればと考えております。（Alternative）
従来とは異なる形式となり恐縮ではございますが、
これを機により充実した意見交換の場とさせていただければ幸いです。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。（Maintain）
敬具
このように、4C分析で状況を適切に把握し、DREAMメソッドの各要素を意識しながら文面を作成することで、相手への配慮が行き届いた、効果的な年始の挨拶の断り方を表現できるでしょう。
避けるべき断り方・NG例
配慮に欠ける表現例
「今年から廃止します」「御社だけでなく全社的に中止です」など、一方的な通告は避けましょう。また、「業務効率化のため」という表現も、相手を軽視しているように受け取られる可能性があります。
誤解を招く曖昧な断り方
「検討させていただきます」「できるだけ努力します」といった表現は、かえって相手に期待を持たせてしまい、後々のトラブルの原因となりかねません。
関係性を損なう危険な文例
「御社との取引規模を考慮して」「重要度に応じて判断させていただきます」といった表現は、取引先に優劣をつけているような印象を与えかねません。
よくある質問と回答
重要取引先への対応
Q：売上の大きな取引先から年始の挨拶に伺いたいと言われた場合はどうすればよいですか？
A：重要な取引先からの訪問申し出への対応は慎重に検討する必要があります。以下のようなステップでの対応をお勧めします：
1．まず電話で状況を確認
「具体的なご相談事項などございますでしょうか」と確認し、単なる挨拶なのか、重要案件についての相談なのかを把握します。
2．状況に応じた対応の検討
・重要な案件や協議事項がある場合は、来訪を受け入れる
・こちらから先方へ訪問させていただく
・時期を調整して受け入れる
など、柔軟な対応を検討します。
3．丁寧な説明と提案
誠に恐縮ではございますが、年始のご挨拶につきましては、弊社の本年度方針として、
従来の形式を見直させていただいております。
ただし、具体的なご相談事項もあるとのことですので、よろしければ私どもからお伺いさせていただくか、
あるいは貴社のご都合の良い日時に改めて面談の機会を設けさせていただければと存じます。
何卒ご理解を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。
特に重要な取引先の場合は、社内の方針を柔軟に調整することも検討に値します。形式的な対応ではなく、相手の意向や状況に応じた適切な判断を心がけましょう。
例外的な対応の判断基準
Q：どのような場合に例外的な対応を検討すべきでしょうか？
A：取引の重要性、関係性の深さ、業界での影響力などを総合的に判断します。ただし、例外を作る場合は、その理由を社内で明確にしておくことが重要です。
オンライン代替案の具体例
Q：オンラインでの挨拶は具体的にどのように行えばよいですか？
A：画面越しでもしっかりとした挨拶ができるよう、事前に環境を整えましょう。また、通常の挨拶に加えて、新年度の展望や具体的な提案を準備しておくと、より有意義な時間となります。
まとめ
年始の挨拶を断る際は、相手との関係性を第一に考え、丁寧な説明と代替案の提示を心がけましょう。時代の変化とともに、ビジネスマナーも進化していきます。大切なのは、相手への敬意と感謝の気持ちを伝えること。その思いが伝わるよう、状況に応じた適切な方法を選択していただければと思います。
私も実際にフリーランスとして活動する中で、様々な立場の方との関係づくりに悩んできました。この記事が、同じように悩まれている方々のヒントになれば幸いです。
ここまでご覧くださり、ありがとうございました．なお本文中に登場する人物たちは、状況を思い浮かべやすいように作成した架空のキャラクターです．皆さんの状況に近いケースを選んで参考にしてくだされば幸いです．
ところでこれは私見ですが、「断り方」は小さな自己主張の第一歩だと思っています．断ることが苦手だという方はぜひこちらの記事もご覧いただければと思います．
「こんな断り方をしたらうまくいった」
「こんな断り方はまずかったと反省している」
という体験を、もしあなたがお持ちでしたら、ぜひコメント欄で共有してください．
同じお悩みを抱えたみなさんの助けになると思いますので、ぜひよろしくお願いします！
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