「また電話営業か…正直ちょっとうんざり…」
職場や自宅で、こんな風に思っている方は多いのではないでしょうか？
毎日業務に追われているあなた、あるいは貴重なプライベートタイムを邪魔されたくないあなた。電話営業に煩わしさを感じているのは、決してあなたの心が狭いからだからではありません。
むしろ、時間を大切にしたい、というあなたの意識の高さの現れです。
この記事では、電話営業をスムーズに断る方法を、具体的な例文付きで解説します。
お子さんをおもちの主婦のかた、若手社員、アルバイトそれぞれの立場に合わせた例文や、一般的に使える例文も用意しましたので、きっとあなたの状況にぴったりの断り方が見つかるはずです。
この記事を読むと、以下のことがわかります。
1．どんな営業電話にも対応できる、丁寧かつ効果的な断り方。
2．主婦、若手社員、アルバイト、ほかそれぞれの立場に最適な例文。
3．電話対応を攻略する考え方やFAQ。
私については、こちらをご覧ください。
状況別：電話営業の断り方の例文
はじめに、状況別の電話営業の断り方の例文をご案内していきます。
小さなお子さんがいる主婦向け
午後2時。やっと2歳の子供が昼寝に入り、主婦のCさんは溜まった洗濯物を畳み始めた。今日は5歳の愛子の保育園のお迎えまでに、洗濯物の整理と夕食の下準備を終わらせたい。そんな大切な時間に、またしても電話が鳴る。見知らぬ番号からだ。「はぁ…」ため息をつきながら、Cさんは子供を起こさないよう、しぶしぶ電話に出ます。
軽く理由を説明するパターン
申し訳ございません。現在とりこんでおりまして
ゆっくりとお話を伺う時間が取れない状況です。
ご親切にお電話をいただきましたが、お断りさせていただきます。
簡潔に要点を伝えるパターン
恐れ入りますが、セールスのお電話は一切お断りしております。
今後も営業のお電話はご遠慮いただきますよう、お願いいたします。
再勧誘を防ぐパターン
ご提案ありがとうございます。ですが、現時点で新しいサービスを
検討する予定はございません。
申し訳ありませんが、お客様リストからも削除していただけますと助かります。
若手社員向け：丁寧な断り方で好印象をキープ
入社3年目のAさんは、初めて後輩の指導を任されました。張り切るAさんでしたが、後輩指導中に何度も営業電話がかかってきて、なかなか集中できません。後輩のBさんは電話対応にも慣れておらず、営業電話を怖がっている様子。「この間、営業電話を断ったら怒鳴られてしまって…」とBさん。Aさんは、丁寧ながらも毅然とした断り方をBさんに示し、電話対応への不安を払拭しなければなりません。
もしもし。営業のお電話でしょうか？
申し訳ございませんが、弊社では営業のお電話はご遠慮いただいております。
貴重なご提案、誠にありがとうございます。
しかしながら、現状では新規のお取引は考えておりません。
〇〇に関しましても、今回は辞退させていただきます。
貴重なご提案、ありがとうございます。
ただ、今は必要としておりません。
もし今後必要になった場合は、
こちらからご連絡させていただきますので、
ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか？
アルバイト向け：自信を持って電話営業を断ろう！
電話への対応は、アルバイトであっても避けては通れないケースがあるでしょう。ですが正社員と違って研修を受ける機会が少ないため、対応に自信が持てない方も多いかもしれません。このセクションでは、そんなアルバイトの方向けに、電話営業をスムーズに断るための例文と、その際に意識したいポイントを解説します。
大学生のDさんは、カフェでアルバイトをしています。忙しい時間帯に営業電話がかかってきて、対応に追われることもしばしば。マニュアルには「丁寧に対応するように」と書かれているだけで、具体的な断り方がわからないDさんは、いつも電話対応に戸惑っていました。
step1：丁寧な口調で要件を聞く
丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手に好印象を与えられます。また、要件を先に聞くことで、会話の主導権を握り、営業トークを長引かせないようにします。
お電話ありがとうございます。
ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？
step2：担当者不在を伝える
担当者が不在であることを伝え、伝言を預かることで、その場での対応を終わらせることができます。ただし、後から担当者に伝言内容を確認してもらい、必要に応じて折り返し連絡するようにしましょう。
申し訳ございません。
担当者はただいま不在にしております。
ご伝言を承りましょうか？
step3：営業電話を断る
恐れ入りますが、
弊社では営業のお電話はご遠慮いただいております。
いろいろな場面で使える断り方の例文集
せっかくのお電話ですが、今回は見送らせていただきます。
丁重にご説明いただきありがとうございます。
しかしながら、現状では必要としておりません。
お気持ちは大変ありがたいのですが、
今回は辞退させていただきます。
貴重なご提案、ありがとうございます。
しかしながら、現状では見合わせていただきたく存じます。
ご丁寧なご説明、感謝いたします。
ただ、今回は見送らせていただきます。
断り方の考え方：4C分析とDREAMメソッド
営業電話を断る際、当blogがご提案している4C分析で状況を分析し、DREAMメソッドに沿って対応することで、より整理した断り方を考えられます。
4C分析で状況把握
4C分析とは、Context（文脈）、Consequence（結果）、Culture（文化）、Capacity（能力）の4つの視点から、電話を受ける状況や断ることの影響などを分析するフレームワークです。
1． Context（文脈）: 誰から、どのような用件で電話がかかってきたのか？ 緊急性はあるのか？ 過去に同様の電話を受けたことがあるか？ など、電話を取り巻く状況を把握します。
2． Consequence（結果）: 電話を受けた場合、あるいは断った場合、どのような影響が生じるか？ 短期的な影響だけでなく、長期的な影響も考慮します。
3． Culture（文化）: 会社の文化や慣習、業界の常識、相手の立場などを考慮し、適切な対応方法を判断します。
4． Capacity（能力）: 自分の能力や立場、時間的制約などを考慮し、対応できる範囲を明確にします。
DREAMメソッドでスムーズな断り方を
DREAMメソッドとは、Direct（直接的）、Respect（尊重）、Explain（説明）、Alternative（代替案）、Maintain（関係維持）の5つの原則に基づいて、相手に失礼な印象を与えずに、かつ明確に断る方法です。
1． Direct（直接的）: 曖昧な表現は避け、はっきりと断る意思を伝えます。「検討します」「また今度」といった表現は、相手に期待を持たせてしまう可能性があります。
2． Respect（尊重）: 相手の立場や気持ちを尊重し、丁寧な言葉遣いを心がけます。忙しい時でも、落ち着いたトーンで対応しましょう。
3． Explain（説明）: 断る理由を簡潔に説明することで、相手も納得しやすくなります。ただし、必要以上に言い訳をする必要はありません。
4． Alternative（代替案）: 可能であれば、代替案を提示することで、相手との良好な関係を維持できます。例えば、資料請求を促したり、後日改めて連絡するといった対応が考えられます。
5． Maintain（関係維持）: 今後のビジネスチャンスを逃さないためにも、相手との良好な関係を維持することが大切です。丁寧な対応を心がけ、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
ここで用いた4C分析とDREAMメソッドについては、次のリンク先の記事で詳しく紹介しています。
断るのが苦手だったり、いつも不本意ながら頼まれごとを引き受けてしまい、損をしている気がする、、、という方にぜひご覧いただけたらと思います．
やってはいけない電話営業の断り方
電話営業は、確かに煩わしいものです。しかし、だからといって、相手に不快感を与えるような対応は避けなければなりません。感情的な反応や失礼な態度は、会社のイメージダウンに繋がりかねません。また、トラブルに発展する可能性もゼロではありません。
具体的に、どのような対応がNGなのか、例を挙げて見ていきましょう。
まず、怒鳴ったり、高圧的な態度をとるのは絶対にNGです。相手も仕事をしているのですから、敬意を払って対応する必要があります。たとえ理不尽な営業電話だと感じても、冷静さを保ち、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
次に、電話を一方的に切るのも避けたいところです。話を最後まで聞かずに電話を切ってしまうと、相手によっては逆恨みされる可能性もあります。どうしても話を聞けない場合は、「申し訳ありませんが、今は手が離せません」などと言って、丁寧に電話を切らせてもらいましょう。
また、嘘をついたり、言い訳をするのも良くありません。後から矛盾が生じて、トラブルに発展する可能性があります。「担当者が不在です」と嘘をついても、後日、相手から担当者に直接連絡が来るかもしれません。正直で誠実な対応を心がけましょう。
そして、相手の提案を頭ごなしに否定するのもNGです。たとえ不要な提案であっても、まずは相手の話を最後まで聞き、丁寧に断るようにしましょう。「せっかくのご提案ですが、今回は見送らせていただきます」といった表現が適切です。
電話営業の相手も人間です。まずは相手を尊重し、丁寧な対応を心がけましょう。
FAQ：よくある質問
Q. 電話営業が怖くて、うまく断れない…
A. 電話営業が怖いという気持ち、よくわかります。恐怖心を克服するために、まずは深呼吸をして心を落ち着かせましょう。そして、事前に断るフレーズを練習しておくと、自信を持って対応できます。また、どうしても怖い場合は、上司や同僚に相談してみましょう。一人で抱え込まず、誰かに助けを求めることも大切です。次のQも参考にしてください。
Q. 営業電話だとわかっていても、なかなか断れない…
A. 営業電話を断るのが苦手な方は、以下のポイントを意識してみましょう。
1． 断る口実を事前に考えておく: 「今、手が離せない」「担当者が不在」など、具体的な理由をいくつか用意しておくと、スムーズに断ることができます。
2． 断るフレーズを練習する: スムーズに言葉が出てこない場合は、事前に断るフレーズを練習しておきましょう。
3． 罪悪感を持たない: 営業電話を断ることに罪悪感を持つ必要はありません。相手も断られることには慣れていますし、むしろ、はっきりと断る方が相手のためになる場合もあります。
4． 自信を持つ: 堂々とした態度で対応することで、相手も引き下がりやすくなります。
Q. 断った後、何度も電話がかかってくる場合は？
A. 同じ会社から何度も営業電話がかかってくるのは困りますよね。着信拒否や電話に出ないという方法もありますが、状況によっては相手との関係が悪化してしまう可能性も考えられます。そこで、以下の対策を検討してみてください。
1． 電話対応記録をつける: いつ、どの会社から、どのような内容の電話がかかってきたかを記録しておきましょう。記録があれば、同じ会社から再度電話がかかってきた際に、過去の対応内容をすぐに確認でき、スムーズな対応に繋がります。また、悪質な営業電話の証拠としても役立ちます。
2． 営業電話対策サービスの導入を検討する: 近年では、営業電話を自動的にブロックするサービスやアプリも多数提供されています。これらのサービスを利用することで、電話対応の手間を大幅に削減できます。
3． しかたなく再度断る場合: 再度電話に出てしまった場合は、はっきりと断る意思を伝えましょう。「前回お断りしたにもかかわらず、再度お電話いただき大変困惑しております。今後、営業のお電話はご遠慮ください。」のように、毅然とした態度で対応することが重要です。その際も、決して語気を荒げることなく、あくまで冷静さを保ち、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
4． 上司や同僚に相談する: 上司や同僚に相談し、対応策を一緒に考えるのも良いでしょう。他の社員も同じように困っているかもしれませんし、会社全体で対策を講じることで、より効果的な解決策が見つかる可能性があります。
Q. 営業電話の内容が魅力的に聞こえる場合は？
A. 営業電話の内容が魅力的に聞こえる場合でも、すぐに契約を決めずに、以下の点を意識して対応しましょう。
1． 本当に必要な情報かどうかを冷静に判断する: 営業トークに流されず、本当に自社にとって必要な情報かどうかを冷静に判断しましょう。
2． 必要であれば、詳しい資料を送付してもらう: 電話での説明だけでは不十分な場合は、詳しい資料を送付してもらい、内容をじっくり検討しましょう。
3． 後日改めて連絡する: その場で判断できない場合は、後日改めて連絡する旨を伝え、時間を置いて検討しましょう。
4． 比較検討する: 複数の会社から同様のサービス offered されている場合は、比較検討することで、最適な選択をすることができます。
まとめ
電話営業はビジネスでも私生活でも避けて通れないものです。しかし、適切な対応を心がけることで、時間を無駄にすることなく、スムーズに断ることができます。この記事で紹介した例文や考え方、そして4C分析とDREAMメソッドを活用し、自信を持って電話営業に対応しましょう。
私自身も、かつては電話営業への対応に苦手意識を持っていました。しかし、様々な試行錯誤を経て、今ではスムーズに断ることができるようになりました。この記事が、電話営業に悩む多くの方々の助けになれば幸いです。
ここまでご覧くださり、ありがとうございました．なお本文中に登場する人物たちは、状況を思い浮かべやすいように作成した架空のキャラクターです．皆さんの状況に近いケースを選んで参考にしてくだされば幸いです．
ところでこれは私見ですが、「断り方」は小さな自己主張の第一歩だと思っています．断ることが苦手だという方はぜひこちらの記事もご覧いただければと思います．
「こんな断り方をしたらうまくいった」
「こんな断り方はまずかったと反省している」
という体験を、もしあなたがお持ちでしたら、ぜひコメント欄で共有してください．
同じお悩みを抱えたみなさんの助けになると思いますので、ぜひよろしくお願いします！
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